Как говорил российский физиолог Введенский Николай Евгеньевич, «мы устаем и изнемогаем не потому, что много работаем, а потому, что плохо работаем, неорганизованно работаем, бестолково работаем».
Технология управления временем или тайм-менеджмент (от англ. time management) зародилась в начале XX в., когда Фредерик Уинслоу Тейлор предложил использовать научный подход для организации рабочего времени сотрудников торговых предприятий. С тех пор технология организации времени и повышения эффективности его использования претерпела массу изменений и используется во всех сферах бизнеса, в образовании и в обычной жизни.
Классические приемы тайм-менеджмента, такие как, например, «Метод помидора» (итал. «tecnica del pomodoro») имеют жесткие временные рамки для периодов работы и отдыха. Подобная организация рабочего процесса подходит не всем, а у некоторых людей привязка к таймеру и вовсе вызывает стресс и панику.
Тот самый таймер-помидор, в честь которого назван самый известный метод тайм-менеджмента.
Для тех, кому тяжело дается классика, есть более мягкие и щадящие техники тайм менеджмента, например:
«Поток»: в разные дни и у разных людей продуктивность не может быть одинаковой – иногда не замечаешь, что уже работаешь два часа без перерыва, а иногда пятнадцать минут работы кажутся вечностью. Применение техники «Поток» поможет определить, в какие дни недели человек наиболее активен, и в какие часы работает наиболее продуктивно. Полученные статистические данные можно использовать для корректировки расписания на неделю и на день.
Во время работы в «потоке» таймер используется только для промежутков отдыха:
«Поток»: в разные дни и у разных людей продуктивность не может быть одинаковой – иногда не замечаешь, что уже работаешь два часа без перерыва, а иногда пятнадцать минут работы кажутся вечностью. Применение техники «Поток» поможет определить, в какие дни недели человек наиболее активен, и в какие часы работает наиболее продуктивно. Полученные статистические данные можно использовать для корректировки расписания на неделю и на день.
Во время работы в «потоке» таймер используется только для промежутков отдыха:
- Зафиксируйте время начала работы.
- Работайте до того момента, как почувствуете признаки усталости или дискомфорта, потребность уйти на перерыв.
- После проявления этих признаков прекратите работать и зафиксируйте время начала периода отдыха.
- Поставьте таймер для периода отдыха. Продолжительность перерыва определяется самостоятельно: тут важно учесть, что за пять минут восстановить силы вряд ли получится, а после трехчасового отдыха работать вряд ли захочется.
- Когда таймер оповестит об окончании времени отдыха, возвращайтесь к делам.
- Повторяйте цикл столько раз, сколько это необходимо.
«Aвтoфoкyc»: если человек занимается тем, что ему в данный момент неинтересно, он быстро устает, часто отвлекается, а результат работы оказывается «ниже среднего».
Во время работы в «автoфoкycе» таймер вообще не используется:
Во время работы в «автoфoкycе» таймер вообще не используется:
- Составьте 3 списка: «Bce зaдaчи», «Пoвтopяющиecя зaдaчи» и «Oтмeненныe зaдaчи».
- В список «Bce зaдaчи» внесите все дела, которые необходимо сделать, под последним пунктом проведите горизонтальную черту – это разделитель для старых и новых задач. Все, что записано сейчас выше линии – это старые дела, все, что будет вноситься ниже – новые.
- Из верхней части списка выберете занятие, которое Вам сейчас наиболее интересно или наименее раздражает. Занимайтесь им столько, сколько хочется, а когда «запал» пропадет, переключитесь на другой пункт из списка задач. Каждый полностью выполненный пункт вычеркивайте из списка.
- При работе со «Bce зaдaчи» старайтесь в первую очередь выполнять дела, расположенные выше разделительной черты, и только если душа совсем не лежит ни к чему из старых задач, переключайтесь на новые.
- В список «Пoвтopяющиecя зaдaчи» внесите те дела, которые нужно выполнять в течении длительного цикла или на постоянной основе с определенной периодичностью – это могут быть занятия по английскому, уборка, составление еженедельных отчетов для руководства и т. д.
- В список «Oтмeненныe зaдaчи» внесите те дела, которые по каким-то причинам стали неактуальны, например, запуск нового проекта отложился на неопределенный срок, поэтому все задачи, связанные с ним, можно перенести из первого списка в последний.
«Светофор»: использует цветовое кодирование для разделения задач по приоритетности.
- Создайте 3 списка: «Красный», «Желтый» и «Зеленый».
- В красный список внесите все дела, требующие выполнения в течение текущего дня.
- В желтый – дела, котрые нужно выполнить в течение двух ближайших дней.
- В зеленый – все остальные задачи.
- После завершения формирования всех трех списков, приступайте к «красным» делам.
- Когда работа с «Красным» списком полностью закончена, переходите к «Желтому», а после него, если осталось время и силы, начните выполнять задачи из «Зеленого» перечня.
- Каждое утро просматривайте «Желтый» и «Зеленый» списки для актуализации приоритетности выполнения задач: если у «желтого» дела дедлайн сегодня, то перенесите его в «Красный» список и приступайте к выполнению; если задачу из «Зеленого» списка надо закончить уже через пару дней – переносите ее в «Желтый» перечень.
«Деление на десятиминутки»: когда стоит глобальная цель, достижение которой требует больших затрат времени и сил, бывает сложно заставить себя начать ее выполнять. В таком случае стоит проанализировать эту цель, разбить ее на мини-задачи, время выполнения которых занимает не более десяти минут. Небольшие задачи уже не так пугают и являются вполне выполнимыми. Так что, к концу дня у Вас получится внушительный список из выполненных дел, который не только принесет чувство гордости, но и мотивацию продолжать работу над достижением глобальной цели. Этот метод можно применять и для менее масштабных задач, выполнение которых занимает всего несколько часов.
Тайм-менеджмент – это несложно, просто выберите наиболее подходящий для вас вариант или скомбинируйте несколько и придерживайтесь намеченного плана.
